虚拟团队会议激励和激励

在过去的一年里，监督一支大型团队让我意识到虚拟会议是工具而不是悲剧。虽然这对我们所有人来说都是一个学习的过程，但虚拟世界也帮助每个人通过面对面的联系保持同步，无论我们在哪里，无论什么阻碍了我们在一起。

自COVID-19开始以来，虚拟会议空间变得竞争激烈，当你阅读这篇文章时，可能已经有一些新的选择。你可以根据团队规模、预算和会议时长来确定哪个平台最适合你。

注意:这篇文章是对“升级虚拟沟通，这篇文章出现在了2020年10月版的《商业成功。

时间和团队团结

计划举行你的虚拟，亲自或混合(在人而且至少是虚拟会议每月一次．这将确保你的团队成员看到彼此的脸，并实时协作。英国拉夫堡大学进行的一项研究显示，那些参加会议的人——以及组织者——从与同事面对面交流中获得的收益要比通过其他方式交流获得的收益更多(展览城市新闻2015)。面对面的会议促进了新的思维方式、团队团结、员工投入和敬业度，以及整体的工作乐趣。即使你已经安排了一个面对面的会议，也要让你的团队可以选择虚拟参加。这是一个很好的方法，包括那些因为工作旅行，缺乏照顾，其他工作要求等不能参加的人。

组织策划

在组织会议时，遵循以下步骤，以确保你的员工意识到，有时间计划因为他知道你们在一起的时间会发生什么:

• 给你的团队足够的通知，让链接或虚拟会议邀请更容易访问。至少提前两周安排会议。如果可以的话，把每个月的会议安排在3-6个月之后，这样每个人的日程表上都有。
• 如果可能，请保持一致的链接和密码。鼓励你的团队将这些保存在他们的个人设备上。这样，如果他们发现自己在最后一分钟试图登录，但没有找到你发送的直接链接，他们仍然有他们需要的东西。
• 在其他通信中提及会议的日期和时间，以强调其重要性。例如，如果你每月发送一份通讯，包括会议提醒。
• 在会议邀请(以及其他参考资料)中，列出会议的内容、团队成员应该带什么以及他们应该准备做什么或讨论什么。
• 让你的团队成员知道你重视他们的时间和存在，并向他们保证你会准时开始和结束会议(然后遵守你的诺言)。

记住，衡量会议成功的标准不仅仅是与会者的数量，还包括参与程度、联系和协作。作为会议协调员，你需要跟踪员工的出勤和贡献。也许你可以把这些任务委派给一个经常参加的团队成员，并提供额外的补偿或小礼品卡作为回报。

参见:在一个混合健身世界里领导一个团队

虚拟会议最佳实践

以下是一些最佳实践对于虚拟会议:

作为会议组织者，至少要提前5分钟开始，以确保在团队登录时一切就绪。

• 当别人在说话时，你要让自己安静下来。
• 别忘了点击记录!稍后再详细介绍。
• 在会议开始时，回顾以下两个实践:

1. 1. 静音。让你的团队有机会在他们进来的时候聊天，但之后要求他们在会议的其余时间里保持静音，以减少背景噪音，让每个人都能愉快地参加会议。
   2. 使用聊天框。如果你打算开放提问空间，鼓励人们使用聊天框提问，既可以节省时间，也可以提高参与者的记忆力。他们可以私下把问题发给你，也可以发给所有人。提醒他们你会尽最大努力回答每个问题，如果有遗漏的，你会跟进。按收到的顺序回答问题，如果你认为这些问题是针对整个团队的，就大声朗读出来。

增值会议

作为领导，认真对待会议是很重要的。你的团队成员足够聪明，知道你什么时候没有准备好，也能感觉到他们的时间被浪费了。仅仅定期开会是不够的。看到价值在参加和参与中，他们需要了解目的．

以下是为一场有价值且愉快的会议做准备的一些方法:

1. 在虚拟平台上记录会议过程，并尽可能多地重新观看。这是一个很好的方式来观察你作为会议领导者的表现。注意并问自己这些问题:
   • 我允许我的团队发言的频率是多少?
   • 我听得怎么样?
   • 谁没有机会发言，谁没有参与，为什么?
2. 提供提问的机会(附带指导方针)。当你在一个公告之后开始发言时，花点时间要求所有的问题都是广泛的，以团队为中心的。宣布具体问题将在会后单独解决。
3. 回答问题时，放慢速度。花点时间仔细地澄清你的回答。
4. 使用列表和要点作为参考，让自己继续工作。人们用简洁明了的语言处理事情的效果最好。
5. 注意灯光和声音。确保网络连接稳定，面部光线充足(自然光线最好)。戴上带麦克风的耳机，可以改善音质，减少背景噪音，避免回声。

参见:如何壮大你的健身团队

联系是关键

通过有价值的团队会议，让你的团队尽可能频繁地“看到”彼此，这将促进联系和信任。利用这些想法来获得乐趣，并培养与远方的联系。在团队中，你可以了解并支持彼此，同甘共苦。